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Mapa Análisis Organizacional / Diagrama Venn

Categoría: Herramientas
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Publicado el: 30 mayo, 2011

Título: Mapa de Análisis Organizacional / Diagrama de Venn

Tema: El objetivo es obtener un diagrama que muestre las diferentes partes, grupos o secciones de nuestra organización o comunidad y las relaciones existentes entre ellas. Se puede incluir asimismo en el diagrama las diferentes organizaciones con las que se relaciona la organización. El objetivo es obtener un organigrama enriquecido de nuestra organización incluyendo en él los aspectos sobre los que nos interese poner el acento: su organización interna, la coordinación o comunicación, las organizaciones con las que se relaciona, etc.

Objetivo: Entender las partes que componen nuestra organización y las interacciones que existen entre ellas. Durante el proceso se consigue visualizar de manera clara las relaciones entre las diferentes secciones de la organización así como problemas existentes de comunicación entre secciones o conflictos de competencias. Mediante esta dinámica se consigue un conocimiento más profundo de la organización, sus partes y sus colaboradores.

Tiempo: 2 – 3 h

Materiales: Papelógrafo, celo, rotuladores de colores y cartulinas con fijuras geométricas (Círculos, cuadrados, etc) que simbolizarán las diferentes partes de la organización o las diferentes organizaciones.

Cómo se hace:

Previamente al taller

Se debe definir durante la planificación del taller el objetivo específico del taller:

  • Organizciones muy grandes pueden pretender mapear cuales son los grupos activos presentes en su organización y las relaciones entre ellos, que muchas veces serán diferentes del organigrama oficial.
  • Organizaciones más pequeñas con organigramas más sencillos pueden pretender mapear de manera más específica su red de colaboradores y sus relaciones con nuestra organización.
  • Organizaciones con problemas de comunicación o coordinación pueden poner el acento en definir los probemas que aparecen en el funcionamiento entre diferentes grupos
  • Organiaciones con estructuras poco definidas puede proponer un taller de “Organigrama actual / Organigrama deseado” obteniendo en un primer lugar su organización actual con los aspectos poco definidos de la organiación y posteriormente la estructura objetivo que se pretende conseguir.

Durante el taller

Dependiendo del tamaño del grupo se optará por separar a los participantes en pequeños grupos o realizar el taller con el grupo al completo. Normalmente se separan a los integrantes en pequeños grupos los cuales deben dibujar la estructura de la organización, definiendo las partes que consideran que la integran estén o no en el organigrama oficial. Posteriormente se pone en común cada uno de los diseños y se crea un diagrama conjunto en el papelógrafo. El dinamizador del taller juega un papel clave en esta parte dado que debe, con sus preguntas, orientar al grupo a debatir sobre los aspectos que no hayan quedado claros o hayan tenido diferencias de opiniones, para que se puedan llegar a consensos y ponerlos por escrito en el diagrama final.

Ejemplos: A continuación se muestran los resultados obtenidos con la dinámica en diferentes organizaciones.

Análisis organizacional del SGP Belize. 2009. Se pone el acento en situar a la organización dentro de la estructura de NNUU

Análisis organizacional de ISFV 2009. Se pone en acento en visualizar la forma de comunicación entre los técnicos de la ONGD y los voluntarios, visualizando la sobrecarga de correos electrónicos que esta forma de comunicación genera sobre los técnicos.

Análisis organizacional de ACSUD Las Segovias 2009. Durante la dinámica se puso el acento en mapear las diferentes secciones de la organización y la comunicación entre ellas valorando si era buena o no y cual era factible de ser mejorada.

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